Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia jako podstawowym dokumentem podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Bardzo ważnym elementem każdego postępowania jest przygotowanie Specyfikacji Istotnych Elementów Zamówienia. SIWZ musi zawierać w sobie pewne elementy, aby był dokumentem przydatnym. SIWZ tworzy zamawiający, a wykonawca na jej podstawie przygotowuje niepodlegającą odrzuceniu ofertę na zrealizowanie przedmiotu SIWZ. Niezwykle istotne jest jak najlepsze, czyli w pełni zrozumiałe dla obu stron, przygotowanie SIWZ. Błędy i niejasności mogą prowadzić nie tylko do nieporozumień już w trakcie realizowania przedmiotu zawartej później umowy, ale także mogą skutkować unieważnieniem całego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Stworzenie poprawnej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wymaga doświadczenia i biegłości w posługiwaniu się i rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. SIWZ jest głównym dokumentem zawierającym wykaz istotnych warunków zamówienia, niezbędnym do złożenia ważnej oferty. Art. 36 W ust. 1 i 2 pzp spisany jest katalog niezbędnych elementów, jakie powinna zawierać specyfikacja. W art. 36 ust. 1 wyliczono podstawowe elementy SIWZ, w ust. 2 tego artykułu zaś te elementy, które będą zamieszczane, jeżeli zamawiający stosuje instytucje, do których odnoszą się te elementy (np. dotyczą zamówień uzupełniających czy umów ramowych).  W specyfikacji znajdują się przede wszystkim informacje ogólne: wskazanie co przedmiotu zamówienia, wskazanie podstawy prawnej wszczęcia postępowania przetargowego wskazanie dokładne dane zamawiającego, dokładny opis przedmiotu zamówienia, termin oraz miejsce wykonywania zlecenia, warunki udziału w postępowaniu, oraz to, w jaki sposób będzie dokonywana ocena kontrahentów. W kolejnym dziale SIWZ musi się znaleźć spis wszystkich oświadczeń, dokumentów, uprawnień, jakie wykonawca musi bezwarunkowo dostarczyć, w celu potwierdzenia spełnienia wszystkich warunków przystąpienia do konkretnego przetargu, tych ustalonych przez prawo, jak i osobę zlecającą. Kolejna część wskazuje sposoby porozumiewania się stron, oraz sposób przekazywania między nimi wszystkich dokumentów, oświadczeń. Następnie podaje się osoby uprawnione do kontaktowania się z kontrahentami, wadium. Jest określana dokładnie jego kwota, oraz termin złożenia. Potem wskazuje się termin, na jaki obie strony będą związane ofertą, wytyczne dotyczące sposobu wykonania ofert, termin oraz miejsce ich składania, opis sposobów, kryteriów ocen ofert, opis zabezpieczenia wykonania oferty, wzór umowy na wykonanie zlecenia, pouczenie o środkach ochrony prawnej, informacje o dopełnieniu formalności po wybraniu konkretnej oferty, oraz podane załączniki. W całej treści tego dokumentu należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie zasady uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Zarówno przy ustalaniu terminów w postępowaniu, terminów realizacji zamówienia, opisie przedmiotu zamówienia, ustalaniu kryteriów oceny ofert, opisie warunków udziału w postępowaniu, ustalaniu sposobów porozumiewania się może dochodzić do łamania podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych. Waga SIWZ w postępowaniu jest na tyle znacząca, że zamawiający winien prawidłowo przygotować ten dokument przed datą wszczęcia postępowania. Z punktu widzenia wykonawcy, SIWZ jest odzwierciedleniem żądań i oczekiwań zamawiającego oraz regulacji porządkujących postępowanie. Niektóre z nich mają znaczenie krytyczne jak opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny spełniania warunków, kryteria oceny ofert czy też terminy. Niektóre zaś mają charakter wyłącznie nawigacyjny, pomocniczy dla stron jak np. sposób przygotowania oferty.