Pomimo, że w 2018 r. proces elektronizacji udzielania
zamówień publicznych wkroczył w kolejną fazę, to nadal do wyjątków należą
postępowania w których zamawiający umożliwia wykonawcą skorzystanie z złożenia
oferty (jej części) w postaci katalogu elektronicznego. Powyższe może częściowo
wynikać z enigmatyczności pojęcia „katalog elektroniczny”. Katalogi
elektroniczne stanowią format prezentacji i organizacji informacji, nadające
się do obsługi elektronicznej (motyw 55 dyrektywy 2014/24/UE)[1],
których zastosowanie, nie utrudnia i nie wydłuża procesu badania i oceny ofert.
Wręcz przeciwnie, oprócz usprawnienia weryfikacji ofert, wykorzystanie
katalogów elektronicznych może również ograniczyć przypadki w których oferty
podlegają odrzuceniu ze względów „technicznych”.
Uzupełniając ww. definicję „katalogu elektronicznego”,
należy wskazać, że katalog elektroniczny stanowi uporządkowany zbiór
danych o produktach lub usługach oferowanych przez wykonawców, przygotowany w
formie elektronicznej i udostępniany zamawiającemu. Przykładem mogą być dane
przedstawione w formie arkusza kalkulacyjnego[2].
Dozwolenie wykonawcą na prezentacje oferty, jako elektronicznego zbioru danych
przybierającego postać arkusza kalkulacyjnego, w zamian np. zamrożonej w .pdf
tabelki – niezależnie o tego, czy powyższe nastąpi w ramach dopuszczenia
katalogów elektronicznych, czy też poprzez dozwolenie na złożenie oferty (jej
części) w formacie .xls – może przynieść korzyści dla procesu udzielania zamówień. W
szczególności widoczne jest to w zamówieniach, które obejmują swym zakresem
wiele pojedynczych elementów (np. zamówienia na artykuły biurowe, których
specyfiką jest mnogość pozycji jednostkowych, liczonych w setkach a
niejednokrotnie również w tysiącach).
Po pierwsze, podatność takiego „żywego” formatu na
obróbkę elektroniczną, ułatwia jego weryfikację narzędziami dostępnymi
zamawiającemu, np. w ramach wyszukiwania w zestawieniu omyłek, które muszą
zostać poddane procedurze naprawczej (art. 87 P.z.p.) – np. poprzez funkcję
porównania plików Excel (udostępnionego przez zamawiającego jako załącznik do
SIWZ i przekazane przez wykonawcę jako oferta). Po wtóre konwersja źródłowego
formatu .xls na .pdf, skutkuje zamrożeniem niektórych funkcji jakie posiada
format źródłowy, np. dostosowania wizualizacji danych do komórki zawierającej
największy zasób treściowy (przykład zaczerpnięty z praktyki zawodowej). W
konsekwencji, jeżeli wykonawca przez omyłkę, nie dostosuje właściwości arkusza
w ww. zakresie, zestawienie tabelaryczne .pdf, może okazać się częściowo ucięte
(nie zawierać informacji o wszystkich towarach). Możliwość ratowania oferty
zawierającej takie „ucięte” zestawienie ograniczona jest treścią art. 87 P.z.p.
W konsekwencji nie można wykluczyć, że oferta taka będzie podlegać odrzuceniu.
Powyższe pomimo, że zasadniczo obciąża wykonawcę, który powinien zachować
należyty poziom staranności przy sporządzaniu oferty, to może mieć również
negatywny wpływ na sytuację zamawiającego, zmuszonego do wybrania oferty mniej
korzystnej albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Uwzględniając powyższe, zamawiającym należy
rekomendować zweryfikowanie oczekiwać i wymogów jakie ustanawiają w SIWZ
względem formatów sporządzania ofert, a wykonawcą korzystanie z tych spośród
dozwolonych formatów, które ograniczają negatywne konsekwencje wystąpienia
technicznych mankamentów, których usunięcie może być trudne albo wręcz
niemożliwe na etapie badania i oceny ofert.
[1] Więcej na temat katalogów
elektronicznych, K. Różowicz, Wykorzystanie katalogów elektronicznych w
procesie udzielania zamówień publicznych, LEX/el.
[2] W powyższym zakresie pojawia się
trudność w rozgraniczeniu „katalogu elektronicznego” jako części oferty,
względem „oferty elektronicznej” (lub jej części) przybierającej postać arkusza
kalkulacyjnego (zestawienia tabelarycznego) w których przedstawiane są informacje
o zaoferowanych produktach (np. cena jednostkowa netto, cena łączna netto).
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz