czwartek, 12 września 2019

(Nie)popularność katalogów elektronicznych


Pomimo, że w 2018 r. proces elektronizacji udzielania zamówień publicznych wkroczył w kolejną fazę, to nadal do wyjątków należą postępowania w których zamawiający umożliwia wykonawcą skorzystanie z złożenia oferty (jej części) w postaci katalogu elektronicznego. Powyższe może częściowo wynikać z enigmatyczności pojęcia „katalog elektroniczny”. Katalogi elektroniczne stanowią format prezentacji i organizacji informacji, nadające się do obsługi elektronicznej (motyw 55 dyrektywy 2014/24/UE)[1], których zastosowanie, nie utrudnia i nie wydłuża procesu badania i oceny ofert. Wręcz przeciwnie, oprócz usprawnienia weryfikacji ofert, wykorzystanie katalogów elektronicznych może również ograniczyć przypadki w których oferty podlegają odrzuceniu ze względów „technicznych”. 

Uzupełniając ww. definicję „katalogu elektronicznego”, należy wskazać, że katalog elektroniczny stanowi uporządkowany zbiór danych o produktach lub usługach oferowanych przez wykonawców, przygotowany w formie elektronicznej i udostępniany zamawiającemu. Przykładem mogą być dane przedstawione w formie arkusza kalkulacyjnego[2]. Dozwolenie wykonawcą na prezentacje oferty, jako elektronicznego zbioru danych przybierającego postać arkusza kalkulacyjnego, w zamian np. zamrożonej w .pdf tabelki – niezależnie o tego, czy powyższe nastąpi w ramach dopuszczenia katalogów elektronicznych, czy też poprzez dozwolenie na złożenie oferty (jej części) w formacie .xls – może przynieść korzyści dla procesu udzielania zamówień.  W szczególności widoczne jest to w zamówieniach, które obejmują swym zakresem wiele pojedynczych elementów (np. zamówienia na artykuły biurowe, których specyfiką jest mnogość pozycji jednostkowych, liczonych w setkach a niejednokrotnie również w tysiącach).

Po pierwsze, podatność takiego „żywego” formatu na obróbkę elektroniczną, ułatwia jego weryfikację narzędziami dostępnymi zamawiającemu, np. w ramach wyszukiwania w zestawieniu omyłek, które muszą zostać poddane procedurze naprawczej (art. 87 P.z.p.) – np. poprzez funkcję porównania plików Excel (udostępnionego przez zamawiającego jako załącznik do SIWZ i przekazane przez wykonawcę jako oferta). Po wtóre konwersja źródłowego formatu .xls na .pdf, skutkuje zamrożeniem niektórych funkcji jakie posiada format źródłowy, np. dostosowania wizualizacji danych do komórki zawierającej największy zasób treściowy (przykład zaczerpnięty z praktyki zawodowej). W konsekwencji, jeżeli wykonawca przez omyłkę, nie dostosuje właściwości arkusza w ww. zakresie, zestawienie tabelaryczne .pdf, może okazać się częściowo ucięte (nie zawierać informacji o wszystkich towarach). Możliwość ratowania oferty zawierającej takie „ucięte” zestawienie ograniczona jest treścią art. 87 P.z.p. W konsekwencji nie można wykluczyć, że oferta taka będzie podlegać odrzuceniu. Powyższe pomimo, że zasadniczo obciąża wykonawcę, który powinien zachować należyty poziom staranności przy sporządzaniu oferty, to może mieć również negatywny wpływ na sytuację zamawiającego, zmuszonego do wybrania oferty mniej korzystnej albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Uwzględniając powyższe, zamawiającym należy rekomendować zweryfikowanie oczekiwać i wymogów jakie ustanawiają w SIWZ względem formatów sporządzania ofert, a wykonawcą korzystanie z tych spośród dozwolonych formatów, które ograniczają negatywne konsekwencje wystąpienia technicznych mankamentów, których usunięcie może być trudne albo wręcz niemożliwe na etapie badania i oceny ofert.

[1] Więcej na temat katalogów elektronicznych, K. Różowicz, Wykorzystanie katalogów elektronicznych w procesie udzielania zamówień publicznych, LEX/el.
[2] W powyższym zakresie pojawia się trudność w rozgraniczeniu „katalogu elektronicznego” jako części oferty, względem „oferty elektronicznej” (lub jej części) przybierającej postać arkusza kalkulacyjnego (zestawienia tabelarycznego) w których przedstawiane są  informacje o zaoferowanych produktach (np. cena jednostkowa netto, cena łączna netto).



Brak komentarzy:

Publikowanie komentarza