Protokół z postępowania na usługi społeczne

Wraz z wejściem w życie nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r. w obszarze zamówień publicznych pojawił się nowy ich rodzaj – zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi (dalej: usługi społeczne). Został mu poświęcony Rozdział 6 Działu III pzp. Charakteryzuje go znaczna ilość przepisów odsyłających do stosowania regulacji zawartych w innych częściach tego aktu normatywnego, albo wprost albo odpowiednio. Jednym z nich jest art. 138l pzp przewidujący, że postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne jest prowadzone z zastosowaniem m.in. przepisów Rozdziału 5 Działu II pzp, dotyczących dokumentowania postępowań. Składa się on z trzech artykułów: 96 pzp – precyzującego kwestie związane ze sporządzeniem protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, art. 97 pzp – regulującego kwestię przechowywania protokołu oraz 98 pzp – normującego zagadnienia związane z obowiązkiem sporządzenia corocznego sprawozdania. Zgodnie z art. 138l pzp wymienione regulacje należy stosować wprost a więc mają one w pełni zastosowanie w przypadku zamówień na usługi społeczne, bez konieczności  dostosowywania ich do specyfiki tego rodzaju zamówień.

Zamówienia społeczne a wzór protokołu

Znacznym uproszczeniem w sporządzaniu protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia jest unifikacja ich wzorów. Stanowią one załącznik do Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1128). Wzory protokołów zostały opracowania w oparciu o poszczególne, znane Rozdziałowi 3 Działu II, tryby postępowania. W rezultacie opracowane zostało 9 wzorów protokołów.

W przypadku udzielania zamówień na usługi społeczne zamawiający samodzielnie określa sposób przeprowadzenia postępowania (art. 138k pzp) przy czym zgodnie z art. 138n pzp może go oprzeć na modelu proceduralnym, w którym:

1. w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają oferty wraz z informacjami potwierdzającymi, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu albo
2. w odpowiedzi na ogłoszenie wszyscy zainteresowani wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z informacjami potwierdzającymi, że nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, albo
3. przeprowadza negocjacje z wykonawcami dopuszczonymi do udziału w postępowaniu.

W rezultacie pomimo, że na podstawie ww. modeli proceduralnych przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może być zbliżony do przebiegu postępowania na podstawie „typowych” trybów przewidzianych w pzp, to jednak być tak nie musi a ponadto działanie takie będzie jedynie dobrowolnym odwzorowaniem postępowania na wzorcach normatywnych.  

O wskazanej specyfice zamówień na usługi społeczne pamiętano przy kreowaniu wzoru o udzielonych zamówieniach stanowiącego załącznik do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r., w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. 2016 r., poz. 2038). W tabeli VII sprawozdania, w rubryce „zastosowana procedura udzielenia zamówienia” umożliwiono wybór pomiędzy mechanizmem określonym w art. 138n pkt 1, art. 138n pkt 2 albo art. 138n pkt 3 pzp.

W świetle powyższego należy uznać, że obecnie brakuje ujednoliconego dedykowanego postępowaniom o udzielenie zamówienia na usługi społeczne wzoru protokołu. Ze względu jednak na obowiązek udokumentowania postępowania w formie protokołu powyższe nie może uzasadniać odstąpienia od jego sporządzenia.

Zakres informacji zawartych w protokole

Zamawiający zmuszony do samodzielnego opracowania wzoru protokołu może powziąć wątpliwość jaki zakres informacji jest obowiązany udokumentować. W sposób ogólny treść protokołu wynika z definicji tego pojęcia zawartej w art. 2 pkt 7b pzp, zgodnie z którą jest to dokument sporządzany przez zamawiającego w formie pisemnej, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wątpliwości będą jednak wynika z powodu istnienia dwóch źródeł normatywnych w sposób szczegółowy określających elementy składowe protokołu. Oprócz art. 96 pzp, również Rozporządzenie ws. protokołu wskazuje jakie informacje powinny zostać w nim zawarte. Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, protokół w zależności od zastosowanego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera informacje, o których mowa w art. 96 ust. 1 pzp oraz informacje enumeratywnie wyliczone w Rozporządzeniu. Należy jednak zauważyć, że sam prawodawca uznał, że są to elementy dodatkowe, których zawarcie w protokole uzasadnia zastosowany tryb. Ze względu na niestosowanie w przypadku zamówień na usługi społeczne wymienionych w Rozporządzeniu trybów nie sposób uznać, że zamawiający obowiązany jest zawrzeć w protokole informacje im przypisane. Zamawiający w przypadku zamówień na usługi społeczne są obowiązani zawrzeć stosowne, obowiązkowe informacje o których mowa w art. 96 ust. 1 pzp. Nie ma jednak przeszkód by zawrzeć w protokole szerszy zakres informacji niż wskazane w przytoczonym przepisie a także by przygotować protokół w oparciu o najdogodniejszy ze względu na zastosowany mechanizm udzielenia zamówienia wzór formularzu załączonego do Rozporządzenia.