Obowiązek elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych

Za 18 miesięcy wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, realizując zamówienia publiczne, będą zobowiązane przyjmować elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Spora część instytucji nie jest gotowa na wdrożenie zmian i nie zdaje sobie sprawy z obowiązków, które zostaną wprowadzone w życie.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji: “Badanie wpływu cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2014 roku”, blisko 74% urzędów wcale nie odbiera elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przez e-mail, a 95% nie odbiera faktur ustrukturyzowanych poprzez automatyczne połączenie. Co oznacza, że zdecydowana większość instytucji w administracji publicznej nie jest gotowa na nadchodzące zmiany.

E-faktura czy elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

E-usługi funkcjonują w życiu społecznym i gospodarczym już od dłuższego czasu. Pojawiają się w przestrzeni publicznej informacje o tym, że jakaś firma lub instytucja wystawia czy przyjmuje e-faktury. Jednak pod tym pojęciem najczęściej kryje się przesył dokumentów w formie obrazu lub popularnym pdf. W omawianej tematyce bardzo istotne jest zrozumienie terminologii dotyczącej elektronicznego przekazywania faktur. Elektroniczne faktury ustrukturyzowane są to takie faktury, które pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka. Pozostałe formy e-faktur, np. w postaci obrazu graficznego lub dokumenty papierowe, wymagają udziału pracownika w procesie wprowadzania danych do systemu księgowego.

Podstawa prawna wprowadzanych zmian

26 listopada 2018 roku  wejdą w życie przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych. Do tego czasu będą oni zobowiązani dostosować się do zmian w zakresie fakturowania.

Głównym aktem prawnym, z którego wynika konieczność wdrożenia planowanych przepisów jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Aktualnie finalizowane są prace nad ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Będzie ona implementować przepisy unijne do polskiego prawa.

Kogo będą dotyczyć nowe przepisy?

Nowe regulacje prawne dotyczyć będą nie tylko instytucji sektora publicznego, ale także przedsiębiorców. Od wspomnianej daty, 26 listopada 2018 roku, jeśli firma będzie wykonawcą zamówienia publicznego, będzie mogła przesłać do instytucji – zamawiającego, elektroniczną fakturę i będzie ona musiała zostać przez tę instytucję przyjęta i uregulowana. Natomiast od 1 listopada 2020 roku wykonawcy zamówień publicznych będą mieć obowiązek wystawienia faktur elektronicznych.

Projekt „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” współfinansowany z Programu Polska Cyfrowa, Działanie 2.1. „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”