Zwrot próbek przedmiotu zamówienia - podstawowe regulacje ustawy prawo zamówień publicznych

Zamawiający, tworząc zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia, może skorzystać z możliwości, jaką przewiduje art. 25 ust. 1 p.z.p. Zgodnie z tą regulacją zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie zarówno warunków udziału w postępowaniu i wskazujących na brak podstaw do wykluczenia, czyli cech podmiotowych wykonawcy, jak i oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. 

W zakresie stawianych żądań należy posługiwać się katalogiem zawierającym wykaz dopuszczonych dokumentów zawartym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Na podstawie wskazanego aktu normatywnego przyznane zostało zamawiającemu prawo do przetestowania, sprawdzenia przedmiotu przyszłej umowy. Zgodnie z rozporządzeniem przybiera ona postać prawa do żądania od wykonawców próbek, opisów lub fotografii produktów, które mają zostać dostarczone, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego. Zamawiający musi precyzyjnie określić, jaką metodą będzie weryfikował próbki oferowanych produktów w odniesieniu do poszczególnych cech produktu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 

Ze względu na znaczenie formalno prawne próbek załączanych do oferty przetargowej należy je traktować jak integralne jej załączniki.  Próbki składane przez wykonawców w toku postępowania o zamówienie publiczne są dokumentami i jako takie stanowią załącznik do protokołu postępowania i muszą być z nim przechowywane. Stosownie do wskazanych przepisów wszelkie dokumenty składane w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski oraz informacje składane przez wykonawców, a w konsekwencji również próbki oferowanego asortymentu, stanowią załączniki do protokołu i winny być wraz z nim przechowywane w sposób gwarantujący jego nienaruszalność przez okres co najmniej 4 lat. Nie jest zatem możliwy ich zwrot. 

Zwrot próbek uprzednio załączonych do oferty jest możliwy tylko w odniesieniu do ofert wykonawców  które nie zostały wybrane jako najkorzystniejsze. Zwrot może nastąpić wyłącznie na wniosek wykonawcy i powinien zostać dokonany po podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą. Na możliwość zwrotu próbki nie ma przy tym wpływu ani jej wartość (nawet duża), ani zrealizowanie umowy.