Jadnakowy termin na uzupełnienie braków dla wszystkich wykonawców

Obowiązkiem zamawiającego jest wezwanie wykonawców, którzy w terminie wyznaczonym na składanie ofert nie złożyli wymaganych dokumentów, do ich uzupełnienia. Zgodnie z treścią art. 26 ust. 3 ustawy Pzp „Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 

Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.” 

Ustawodawca nie precyzuje jaki to termin. Należy pamiętać jednak, że Zamawiający ma dużą dowolność w określeniu terminu. Należy uczynić to tak, aby wszyscy uczestnicy postępowania mieli równe szanse do dostarczenia brakujących dokumentów. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę lokalizację Wykonawcy, bowiem więcej czasu potrzebuje Wykonawca mający siedzibę za granicą a mniej w Polsce. Znaczenie ma również rodzaj dokumentów, których brakuje. Wyznaczony termin powinien on być jednak taki, by realnie umożliwić uzupełnienie przez wykonawców brakujących dokumentów, oświadczeń czy pełnomocnictw. Celem tego przepisu nie jest bowiem stwarzanie pretekstów do wykluczania firm z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego czy odrzucenie ich oferty, ale wręcz przeciwnie – danie im dodatkowego czasu na naprawienie własnych błędów i w ten sposób zwiększenie konkurencji w walce o publiczny kontrakt. Przykładowo w wyroku z dnia 07 marca 2012 r. sygn. akt: KIO 379/12 Izba stwierdza, że złożenie dokumentów, które nie potwierdzają spełniania warunków udziału w postępowaniu uzasadnia wezwanie do uzupełnienia braku, a nie wykluczenie wykonawcy z pominięciem obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Co ważne, jeżeli zamawiający wzywa do uzupełnienia braków przedstawicieli kilku firm, to powinien im wyznaczyć taki sam termin na naprawienie błędów. Niedopuszczalne jest wyznaczenie różnych terminów dla różnych wykonawców. Takie postępowanie stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców, zasady uczciwej konkurencji oraz zasady bezstronności i obiektywizmu. Na podstawie obowiązujących przepisów dla dochowania terminu na dostarczenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, wykonawca powinien złożyć wymagane dokumenty w siedzibie zamawiającego do upływu terminu określonego w wezwaniu.

Powyższe potwierdza np. wyrok KIO z dnia 07 czerwca 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1017/10. W sprawie objętej przedmiotem odwołania KIO uznała, że wykaz przedkładany w odpowiedzi na wezwanie należało złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją.

Z literalnego brzmienia art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych wynika, iż ma on być zastosowany tylko jednokrotnie w sytuacji, gdy nieuzupełnienie dokumentów skutkowałoby unieważnieniem postępowania. Wskazany przepis jednoznacznie stanowi o wezwaniu do uzupełnienia w określonym terminie - używa, zatem liczby pojedynczej. Zresztą nawet uwzględniając cel, jakiemu ta regulacja służy, tj. zapobieganie unieważnieniu postępowania jedynie z przyczyn formalnych, w sytuacji, gdy wykonawcy spełniają wszystkie warunki, a jedynie złożyli niekompletne dokumenty trudno przyjąć, że zamawiający może wzywać wykonawców do uzupełnienia dokumentów dowolną ilość razy, do skutku. Za niezasadne należy uznać twierdzenie, że zamawiający może ponawiać wezwanie do uzupełniania brakujących dokumentów. 

Jeżeli zamawiający w nieprawidłowy sposób wyznaczył termin na uzupełnienie braków, 
a więc dał na to zbyt mało czasu lub wyznaczył różne terminy dla różnych wykonawców, to pokrzywdzone takim działaniem firmy mogą wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Wyznaczanie nieracjonalnych terminów uzupełnienia brakujących dokumentów lub oświadczeń stanowi naruszenie art. 26 ust. 3 prawa zamówień publicznych, ponieważ prowadzi do obejścia obowiązku uzupełniania dokumentów. Różne terminy dla kilku firm stanowią zaś naruszenie podstawowych zasad postępowania 
o udzielenie zamówienia publicznego.

Wnosząc odwołanie, wykonawca powinien żądać powtórzenia czynności wezwania do uzupełnienia braków poprzez wyznaczenie realnego terminu na uzupełnienie brakujących dokumentów albo też wyznaczenie takiego samego terminu dla wszystkich wykonawców.