Z cyklu kto to taki: kierownik zamawiającego

W art. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zawarta została definicja kierownika zamawiającego. Zgodnie z tym przepisem przez kierownika zamawiającego należy rozumieć osobę lub organ, który - zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową - jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego.

Zgodnie z poglądami doktryny definicja kierownika zamawiającego jednoznacznie odsyła do przepisów określających status i regulujących organizację danego zamawiającego, przy czym pod uwagę będą brane nie tylko przepisy ustaw i rozporządzeń, ale także aktów wewnętrznych, a w przypadku podmiotów prawa prywatnego - również umów. Kierownikiem zamawiającego - w zależności od przepisów ustrojowych dotyczących danego podmiotu (zamawiającego) - jest osoba fizyczna (np. kierownik urzędu) lub organ kolegialny (np. zarząd, rada).

W ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U z 2001 r. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) w art. 2 ust. 2, ustawodawca wskazał, iż gmina posiada osobowość prawną czyli zgodnie z definicją legalną zawartą w ustawie Prawo zamówień publicznych, zamawiającym będzie gmina.

Gmina działa przez swoje organy, którymi są: 

1. Rada gminy, która zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, jest organem stanowiącym i kontrolnym. Zakres kompetencji przewidzianych dla rady gminy zawiera art. 18 ust. 2 w/w ustawy, jednakże podstawową rolą tego organu będzie podejmowanie uchwał i kontrola ich realizacji. 

2. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), jak wskazuje art. 30 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami ustawy. Wójt pełni jednocześnie funkcję kierownika urzędu gminy (art.33 ust.3 w/w ustawy), który jest aparatem pomocniczym przy pomocy, którego wójt wykonuje ciążące na nim obowiązki. Odrębny przepis w/w ustawy, w art. 46 ust. 1) reguluje również kwestię składania oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem. Do składania takich oświadczeń jest uprawniony, jednoosobowo, wójt (analogicznie burmistrz, prezydent) albo upoważniony przez wójta zastępca wójta, samodzielnie lub też z inną upoważnioną przez wójta osobą. 

Zgodnie z definicją legalną zawartą w ustawie Pzp, kierownikiem zamawiającego, będzie więc wójt (burmistrz, prezydent). 

Podobne rozwiązania prawne zostały przewidziane w zakresie innych szczebli administracji.  W tym kontekście  zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy Pzp kierownikiem zamawiającego w powiecie będzie zarząd powiatu reprezentowany przez upoważnionych członków. Nieco inaczej kwestia zamawiającego i kierownika zamawiającego będzie wyglądać jeżeli zamówienie będzie dotyczyć bieżących potrzeb urzędu, w tym przypadku starostwa. Zamawiając na potrzeby urzędu np. materiały biurowe, zamawiającym będzie starostwo powiatowe a kierownikiem zamawiającego, natomiast, starosta. 

Zasadniczo zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 Pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego. Jednak już ustęp 2 niniejszego artykułu wskazuje, że kierownik zamawiającego może powierzyć w formie pisemnej wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności i osoby te odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w takim zakresie, w jakim powierzono im wykonywanie konkretnych czynności.

Odpowiedzialność za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia ponosi kierownik zamawiającego oraz, jeśli występują, inne osoby w zależności od zakresu, w jakim powierzono im czynności związane z postępowaniem lub czynności potrzebne do przygotowania postępowania. Kierownik podmiotu dokonującego zamówienia może powierzyć w formie pisemnej wykonywanie czynności, które są zastrzeżone dla niego pracownikom tego podmiotu. Przepisy szczególne mogą przewidywać, że odpowiedzialność ponosić będzie inny organ niż kierownik zamawiającego. Do zakresu tej odpowiedzialności stosuje się odpowiednio zasady dotyczące kierownika zamawiającego. W ramach obowiązków takich podmiotów mieści się m. in. obligatoryjne powołanie komisji przetargowej, jeżeli wartość zamówienia jest równa co najmniej kwotom określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów (opisane odrębnie) albo jej fakultatywnie powołanie, gdy wartość zamówienia jest niższa. Komisja taka jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego. Zamawiający ma również obowiązek opisać przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, używając dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń oraz nie utrudniający uczciwej konkurencji. Jeśli wykonawca otrzymał od zamawiającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, zamawiający ma obowiązek wyjaśnienia ich treści w określonym przez prawo terminie.