Protokół z przeprowadzonej kontroli doraźnej sporządzony zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych

Prezes Urzędu Zamówień Publicznych może wszcząć kontrolę doraźną z urzędu lub na wniosek w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego doszło do naruszenia przepisów ustawy, które mogło mieć wpływ na jego wynik. Zgodnie z treścią przepisu z art. 164 Pzp po przeprowadzeniu kontroli doraźnej sporządza się protokół kontroli. Protokołu kontroli służy udokumentowaniu podjętych i dokonanych czynności kontrolnych oraz zobrazowaniu ustaleń kontroli.

 Art. 164 ust. 2 zawiera wyliczenie elementów, które powinny się znajdować w protokole, jednocześnie formułując katalog otwarty, co umożliwia, w przypadku wystąpienia takiej potrzeby, rozszerzenie protokołu, tak aby ująć w nim istotne informacje mające znaczenie dla sprawy. Taki sposób regulacji wskazanej materii pozostawia dużą swobodę w sporządzaniu protokołu. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu protokół kontroli zawiera w szczególności:

1)   nazwę (firmę) i adres zamawiającego;

2)   datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

3)   imiona i nazwiska kontrolujących;

4)   oznaczenie postępowania o udzielenie zamówienia, które było przedmiotem kontroli;

5)   informację o stwierdzeniu naruszeń.

Wskazany przepis został wyrażony w sposób który wskazuje na obligatoryjność zawarcia wskazanych elementów, bowiem użyto „ protokół kontroli zawiera” a nie sformułowania wskazującego na dobrowolność zaistnienia takich elementów. Zgodne z treścią przepisu istnieje możliwość a uwzględniając cel kontroli oraz jego faktyczne przebieg pozostałe elementy zawsze występują. Ponadto należy zauważyć w związku z administracyjnoprawnych charakterem czynności kontrolnych w systemie zamówień publicznych, warto porównać wskazaną regulację z unormowaniem wynikającym za art. 68. § 1 kpa. Zgodnie z wskazanym przepisem protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Poprzez tak ogólnikowo wskazane uregulowanie należy rozumieć że protokół winien zawierać:

1) oznaczenie organu administracji publicznej z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do przeprowadzenia danej czynności;

2) datę i miejsce dokonania czynności;

3) rodzaj i charakter czynności;

4) imię i nazwisko (adres) strony lub uczestnika postępowania, jeżeli czynność została przez nich dokonana;

5) określenia z imienia i nazwiska osób biorących udział w danej czynności oraz charakteru tego udziału, np. jako świadek, biegły oraz pracownik organu obecny przy dokonywaniu czynności przez strony lub uczestników postępowania.

6) wyniki czynności proceduralnych organu administracji publicznej, stron i uczestników postępowania oraz wnioski;

7) twierdzenia osób uczestniczących w danej czynności lub tylko obecnych przy niej;

8) wzmiankę o jego odczytaniu wszystkim osobom obecnym biorącym udział w czynności urzędowej;

9) podpisy tych osób.

Należy wskazać, że protokół sporządzany w trybie kpa uwzględnia przebieg konkretnej czynności proceduralnej lub rozprawy.  Należy uznać że regulacja Pzp stanowi unormowanie o charakterze szczególnym wobec unormowań kpa, dlatego sporządzając protokół pokontrolnych nie jest konieczne uwzględnianie elementów wynikających z treści art. 68 kpa . Jednakże, uwzględniając charakter protokołu z kontroli doraźnej Prezesa UZP niektóre z wskazanych elementów na pewno będą się znajdować w większości protokołów jak chociażby podpis osoby kontrolującej. Należy jednak wskazać, iż w związku z tym że przepisy Pzp wprost nie wymieniają podpisu jako elementu obligatoryjnego protokołu, jego brak nie będzie stanowił wady prawnej tego dokumentu i jeżeli spełnia ustawowe kryteria należy uznać go za protokół kontroli. De lege lata  należy postulować zmianę obecnie obowiązującej regulacji i uznać że charakter protokołu kontroli powinien zawierać podpis organu jako element obligatoryjny gdyż protokół bez podpisu uznać należałoby uznać jedynie za jego projekt. Niemniej jednak organ kontrolny zazwyczaj w protokole zawiera także elementy dodatkowe (fakultatywne) w świetle przepisów Pzp takie jak podpis czy też daty dokonanych czynności (w treści uzasadnienia). 

Ponadto należy wskazać, iż Pzp nie przewiduje szczególnych zasad udostępniania protokołu, w związku z tym protokół podlega udostępnieniu zainteresowanym podmiotom na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji.