Jak uporać się z dokumentami otrzymanymi od wykonawcy. Kilka uwag o JEDZ, oświadczeniach, uzupełnieniach, wyjaśnieniach po nowelizacji

W każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego gromadzi się znaczna ilość dokumentów pochodzących zarówno od zamawiającego jak i od wykonawców. Nowelizacja ustawy przyjmując za jeden z głównych celów odbiurokratyzowanie procesu nabywczego wprowadziła nowe regulacje dotyczące dokumentów w postępowaniu. W ramach niniejszego opracowania zostaną poruszone kwestie praktycznego związane z dokumentami otrzymanymi od wykonawcy.

JEDZ albo oświadczenie

Po pierwsze należy zauważyć, że zgodnie z znowelizowanymi przepisami ilość dokumentów wpływających do zamawiającego uległa zmniejszeniu. Wykonawca składający ofertę lub wniosek nie dołącza jak do tej pory szeregu dokumentów a jedynie aktualne na dzień składania ofert lub wniosku oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu lub SIWZ.  W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki, oświadczenie, o, wykonawca składa zamawiającemu przed zawarciem umowy.                                             

W zależności od wartości zamówienia oświadczenie to przybiera postać zwykłą albo JEDZ (art. 25a pzp). Z informacji zawartych w którym z tychże dokumentów wstępnie powinno wynikać czy wykonawca:

1. nie polega wykluczeniu, na podstawie przesłanek obligatoryjnych oraz fakultatywnych - jeżeli takie zostały przez zamawiającego przewidziane,
2. spełnia warunki udziału w postepowaniu - jeżeli zamawiający określił je w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania,
3. spełnia kryteria selekcji (wyłącznie w procedurach wieloetapowych).

Wyjaśnienie, uzupełnienie, poprawienie lub udzielenie wyjaśnień w stosunku do JEDZ

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia zwykłego albo JEDZ, są one niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Możliwość wezwania do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających kwestie podmiotowe

Pomimo, że zamawiający weryfikuje czy wykonawca: nie podlega wykluczeniu, spełnia warunku udziału (kryteria kwalifikacji) oraz kryteria selekcji na podstawie oświadczenia albo JEDZ, nie został on pozbawiony możliwości zweryfikowania dokumentów. Może on zgodnie z art. 26 ust. 2f pzp wezwać wykonawców do złożenia oświadczeń oraz dokumentów, których wymagał na potwierdzenie spełniania ww. okoliczności, jeżeli okaże się to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia. Z dyspozycji art. 26 ust. 2f pzp zamawiający skorzystać może na każdym etapie postępowania.

Uzupełnienie, poprawienie lub udzielenie wyjaśnień treści złożonych dokumentów potwierdzających kwestie podmiotowe

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających, że wykonawca:

1. nie polega wykluczeniu, na podstawie przesłanek obligatoryjnych oraz fakultatywnych - jeżeli takie zostały przez zamawiającego przewidziane,
2. spełnia warunki udziału w postepowaniu - jeżeli zamawiający określił je w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania,
3. spełnia kryteria selekcji (wyłącznie w procedurach wieloetapowych).

lub są one niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Są to te oświadczenie lub dokumenty, które zamawiający  wskazał w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ lub zaproszeniu do składania ofert. Zakres możliwych do wymagania dokumentów określa rozporządzenie.

Oferta oraz dokumenty do niej załączone

Zamawiający wraz z ofertą składa również dokumenty potwierdzające spełnienie przez oferowanie dostawy, usługi lub roboty budowlane określone przez zamawiającego wymagania (art. 25 ust. 1 pkt 2 pzp). Dokumenty te nie stanowią treści oferty lecz potwierdzenie jej zapisów, a tym samym nie mogą również jej zastępować. 

Ma to o tyle istotne znaczenie, że pzp wyraźnie rozgranicza przysługujące zamawiającemu środki prawne w odniesieniu do treści oferty od tych, które może on zastosować w stosunku do dokumentów zażądanych na zasadzie art. 25 ust. 1 pkt 2 pzp. W szczególności wyłącznie w stosunku do tych ostatnich, możliwe jest ich uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3 pzp.

Z kolei w ofercie zamawiający zgodnie z art. 87 ust. 2 pzp poprawia:

1.  oczywiste omyłki pisarskie,
2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści ofert

 czy też żądania wyjaśnienia jej treści (art. 87 ust. 1 pzp).

Obowiązek wezwania do złożenia wszystkich dokumentów

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pzp jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający przed udzieleniem zamówienia musi wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że wykonawca:

1. nie polega wykluczeniu, na podstawie przesłanek obligatoryjnych oraz fakultatywnych - jeżeli takie zostały przez zamawiającego przewidziane,
2. spełnia warunki udziału w postepowaniu - jeżeli zamawiający określił je w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania,
3.  spełnia kryteria selekcji (wyłącznie w procedurach wieloetapowych).

a nadto, że  oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego.

Są to te oświadczenie lub dokumenty, które zamawiający  wskazał w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ lub zaproszeniu do składania ofert. Zakres możliwych do wymagania dokumentów określa rozporządzenie.

W przypadku zamówień o mniejszej wartości zamawiający jest uprawniony do wezwania wykonawcy którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających ww. okoliczności.

Uzupełnienie, poprawienie lub udzielenie wyjaśnień treści złożonych dokumentów

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających, że wykonawca:

1.     nie polega wykluczeniu, na podstawie przesłanek obligatoryjnych oraz fakultatywnych - jeżeli takie zostały przez zamawiającego przewidziane,

2.   spełnia warunki udziału w postepowaniu - jeżeli zamawiający określił je w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania,

3.     spełnia kryteria selekcji (wyłącznie w procedurach wieloetapowych).

a także że  oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określonej przez zamawiającego,

lub świadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.