Dwa terminy składania ofert

Materia terminu w którym potencjalni wykonawcy mogą złożyć swoje oferty ma istotne znaczenie dla przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Regulacje pzp m.in. w odniesieniu do poszczególnych trybów regulują minimalne terminy składania ofert, czasookres jaki powinien dzielić składanie ofert oraz ich otwarcie a także obowiązek wyznaczenia w dokumentacji przetargowej terminu do upływu którego oferty mogą być składane. W związku z określaniem przez zamawiającego terminu na składanie ofert pozostaje problematyka odmiennego wskazania tej daty w treści ogłoszenia o zamówieniu oraz w SIWZ. Przykładowo może się zdarzyć, że zamawiający w wyniku błędu w ogłoszeniu wskaże dzień 1 czerwca a w SIWZ już 3 czerwca. Konsekwencje zaistnienia takiej sytuacji są różnorodne i zależą od etapu na którym jest procedura nabywcza.

Jeżeli zamawiający zauważy rozbieżność przed upływem terminu składania ofert, zgodnie z art. 38 ust. 4 pzp, może zmienić treść SIWZ a zatem dostosować termin do wskazanego w ogłoszeniu, w przywołanym przypadku określając do na dzień 1 czerwca. W takim przypadku nie nastąpi zmiana ogłoszenia a wyłącznie treści SIWZ.

Nie znajdzie zatem zastosowania art. 38 ust. 4 pzp wskazujący, że w sytuacji gdy zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający:

1)   zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

2)   przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie - jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

Zamawiający może również ujednolicić terminy poprzez zmianę ogłoszenia.

Zgodnie z art. 11 ust. 4 pzp Ogłoszenie zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający może zmienić, zamieszczając w Biuletynie ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, zawierające w szczególności datę zamieszczenia zmienianego ogłoszenia i jego numer. Z kolei art. 12 ust. 4 pzp wskazuje, że ogłoszenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej zamawiający może zmienić, przekazując Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie.

Zgodnie z art. 12a pzp w przypadku dokonywania zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, zamawiający przedłuża termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian we wnioskach lub ofertach, jeżeli jest to konieczne. Zamawiający niezwłocznie po zamieszczeniu zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub jej przekazaniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej zamieszcza informację o zmianach w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej.

W praktyce może się jednak zdarzyć, że zamawiający zauważy rozbieżność dopiero na etapie badania i oceny ofert. Powyższe uniemożliwi mu zmianę SIWZ albo ogłoszenia. Rozbieżność skutkować może zaistnieniem sytuacji w której część wykonawców zastosowała się do treści ogłoszenia o zamówienia, a część do treści SIWZ. Zważając na okoliczność, że zamawiający jest gospodarzem postępowania, niedopuszczalna jest sytuacja w której wykonawcy samodzielnie mogli wybierać termin w jakim złożą ofertę. Ponadto sytuacja taka mogła mieć wpływ na wynik postępowania, gdyż nie można wykluczyć, że część potencjalnych wykonawców uznając termin wskazany w ogłoszeniu za zbyt krótki zrezygnowała z udziału w postępowaniu.

W takim przypadku może zaistnieć konieczność unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 pzp, normującego, że zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli jest ono obarczone niemożliwą do usunięcia wadą, która uniemożliwia zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Na niezgodność treści ogłoszenia z SIWZ jako przesłankę zastosowania instrumentu unieważnienia postępowania wskazywała m.in. KIO w wyroku z dnia 10 września 2014 r., KIO 1804/14. 

Więcej na temat wad treści SIWZ w wyjaśnieniu praktycznym zamieszczonym w systemie informacji prawnej Legalis: Błędy, omyłki, wady i niejednoznaczności w treści SIWZ (K. Różowicz).