Wykonawcy listy piszą

Jawność życia publicznego oraz idąca za tym jawność postępowań o udzielenie zamówień publicznych nakłada na zamawiających pewne dodatkowe obowiązki, których realizacja bezpośrednio nie zmierza do wyboru oferty najkorzystniejszej. Przykładem takiego obowiązku ustawowego, jest udostępnienie wykonawcy treści złożonych w postępowaniu ofert z wyłączeniem elementów utajnionych przez wykonawcę.

Obowiązek ten jest bezpośrednio skorelowany z uprawnieniem wynikającym z art. 96 ust. 2 pzp, zgodnie z którym protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zatem każdy ma prawo wglądu w treść ofert już od chwili otwarcia ofert.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielnie zamówienia udostępnienie protokołu lub załączników może przybrać postać, wglądu w miejscu wyznaczonym przez zamawiające, przesłania kopi pocztą, faksem lub drogą elektroniczną. Wyboru formy dokonuje wnioskodawca a zamawiający zobowiązany jest udostępnić protokół lub załączniki niezwłocznie.

Najczęściej wybieraną przez wnioskodawców formą przekazania informacji są skany dokumentów. Nie należy do rzadkości wnioskowanie przez wykonawców o przekazanie skanu wszystkich ofert, które wpłynęły w danym postępowaniu. Zamawiający zgodnie z ww. regulacjami ma obowiązek je wykonawcy przesłać. Równie często zdarza się, że po analizie ofert wykonawcy przesyłają swoje uwagi dotyczące zbadanych ofert. Samo w sobie przekazanie uwag nie jest niezgodne z prawem. Zdarza się, że mechanizmy jawności bywają nadużywane przez wykonawców, o czym pisałem w artykule Gra rynkowa z jawnością w tle (Monitor Zamówień Publicznych”, nr 12 (136)/2015, s. 41-44), niekiedy wręcz mogą zostać uznane za nadużycie prawa (zob. Nadużycie prawa podmiotowego w prawie zamówień publicznych, LEX nr 291827), jednakże samo przekazanie swojej opinii co do zasady pozostaje zgodne z prawem.

Zamawiający częstokroć zastanawiają się czy powinni ustosunkować się do argumentacji wykonawcy a także odpowiedzieć na pismo sugerujące błędy w ofertach konkurentów. Zamawiający powinien odnotować wpłynięcie pisma od wykonawcy oraz załączyć je do akt sprawy. Nie ma jednak obowiązku polemizować z argumentacją wykonawcy oraz odnosić się do niej w protokole bądź poprzez przesłanie odpowiedzi do wykonawcy. Zamawiający jako gospodarz postępowania co do zasady podejmuje decyzje samodzielnie (wyjątkiem może być oddziaływanie KIO nakazujące dokonania pewnych czynności ale tylko w przypadku gdy taka była wola ustawodawcy). Zamawiający nie ma również obowiązku odpowiadania wykonawcy zgłaszającemu nieprawidłowości. Dobrym zwyczajem, jednakże nienakazanym prawnie jest potwierdzenie otrzymania pisma. Należy pamiętać, że zgłaszający uwagi wykonawca może zostać wybrany na przyszłego kontrahenta a relacje pomiędzy zamawiającym a wykonawcą mają znaczenie dla dalszej współpracy przy realizacji zamówienia. Na dobre relacje wpływa nielekceważenie wykonawcy ale również profesjonalne „trzymanie się” granic obowiązków każdej ze stron postępowania o udzielenie zamówienia czy też umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający powinien zatem postępować w taki sam sposób jak gdyby pismo nie wpłynęło a zatem analizować i oceniać oferty w celu wyboru najkorzystniejszej. Pismo do niego skierowane może być dodatkową pomocą dla zamawiającego ale zamawiający nie musi z niej korzystać a tym bardziej, nie może później argumentować swojej decyzji uwagami innego wykonawcy.